Use-case : Gestion d'un Référentiel Juridique

Plus de Cas d'Utilisation

by admin
on November 27, 2016

Langue Français

Cas d’utilisation destiné à…

Tous les secteurs d’activité et service public

Service Administratif et Juridique

Direction générale

Consultants juridiques externes, avocats, etc.

Mettre en place un référentiel juridique avec une gestion simple des accès
Gagner du temps dans l’édition collaborative des réglementations
Simplifier la publication interne des documents juridiques
S’assurer de la prise en compte des nouvelles réglementations

Pratiques traditionnelles...		Pratiques avec GoFAST...
Les échanges autour des documents juridiques se font par mail – certains collaborateurs sont mal-informés. Les messages sont répétés et des erreurs sont constatées.	>>	ZÉRO mail envoyé, tous les commentaires et questions sur les réglementations sont sur la page du document. Ils sont centralisés et accessibles à tous les intervenants.
Les documents juridiques sont édités parallèlement par plusieurs collaborateurs, chacun sur son PC. Impossible de suivre toutes les versions et des erreurs sont constatées.	>>	ZÉRO erreur de version – édition simultanée en ligne avec la Suite Collaborative ou édition avec verrou, chaque version est horodatée et disponible en un clic.
La version finale de la réglementation est diffusée en pièce jointe de mails au format office. Des erreurs de destinataires sont constatés et difficile de savoir si elle a bien été reçue ou consultée.	>>	La version finale de la réglementation est publiée au format PDF dans le(s) espace(s) collaboratif(s) approprié(s). Les membres de(s) espace(s) sont notifiés et une lecture peut être demandée via un workflow.

>> Voir plus de bonnes paratiques avec GoFAST

Documents de veille juridiques centralisés avec alimentation simple de l’entrepôt
Documents juridiques édités en simultané, pour un gain de temps considérable
Zéro erreur grâce au processus de correction/validation dématérialisé
Publication (PDF) simple et rapide du document de travail (Office) auprès des autres services
Documents juridiques retrouvés avec un ou deux mots clefs grâce à l’indexation plein-texte

Édition simultanée en ligne avec suite collaborative (ou avec verrou)
Workflow de validation (processus de tâches)
Publication des versions finales des documents (lien entre document de travail et sa publication)
Notifications automatiques (selon ses abonnements)
Recherche (moteur de recherche puissant)